Festina lente

Käytämme seuraavia työkaluja ja käytäntöjä perheemme arjen organisointiin. Onnistumisen edellytyksiä ovat olleet suunnitelmallisuus ja tätä tukeva ajattelutapa, sekä oman tyylin löytäminen “valmiiden ratkaisujen” sijaan.

Jaetut kalenterit

Tämä käytäntö on kaikista tärkein. Meillä on käytännössä kaksi jaettua kalenteria. Yksi perheen sisäisen sekä toinen myös isovanhemmille jaettu. Kullakin on tietysti myös henkilökohtainen kalenterinsa. Menot sekä tärkeät määräajat ja tehtävät laitetaan kalenteriin hyvissä ajoin. Jaetuilla kalentereilla tieto menoista on helppo jakaa perheen sisällä sekä tarvittaessa isovanhemmille. Omien ja yhteisten asioiden suunnittelu on vaivatonta, kun menot ja näiden riippuvuudet ovat kaikkien tiedossa hyvissä ajoin. Tapa on ollut osa arkeamme jo yli 10 vuoden ajan.

Asioiden ja tehtävien kirjaaminen ylös

Käytämme yhteistä työkalua tehtävien ja muiden hoidettavien asioiden ylös kirjaamiselle. Käytäntö varmistaa, etteivät tärkeät asiat unohdu. Asioiden organisoinnin kognitiivinen kuormitus kevenee huomattavasti, kun mieleen tulevat asiat voi ”dumpata” yhteiselle listalle. Yhteinen lista helpottaa kommunikointia ja delegointi on helppoa toisen estyessä. Asiat kirjataan siten, että ne ovat suoraan konkreettisia, sopivan kokoisia ja suoritettavissa olevia tehtäviä. Tämä vähentää tehtävien tekemisen lykkäämistä.

Sähköinen arkisto

Viemme keskeiset aineistot omaan sähköiseen arkistoon, jossa ne ovat pysyvästi säilössä ja helposti löydettävissä ja aina saatavilla. Työkalun keskeisiä ominaisuuksia ovat jaettavuus, skannaus sekä haku, joka ulottuu liitteiden sisältöön. Rehellisyyden nimissä arkistoa tarvitsee vähemmän nykyisin, kun tärkeät, esimerkiksi terveyteen liittyvät asiat hoidetaan sähköisesti.